Muchas personas concuerdan conmigo en que sería de mucha
ayuda para ellos contar con un escritorio
de trabajo despejado y en orden que les
facilite concentrarse mejor en lo que hacen y sacar el trabajo más rápidamente.
Entonces,
si esto es necesario para alcanzar nuestras metas de trabajo, ¿por qué no puede
ser una prioridad mantener ese espacio despejado y en orden? He aquí algunas de las respuestas que he
recibido:
- No tengo tiempo para eso, esa no es mi prioridad…
- Paso demasiado tiempo en reuniones de trabajo; todo está iniciado y nada terminado por lo que no puedo mover nada de donde está…
- Tengo demasiados asuntos importantes que sacar y todos son ‘para ayer’…
- Solo yo sé lo que tengo ahí y nadie más puede ayudarme a organizarlo…
- Algún día, cuando logre completar todo lo pendiente, sacaré un tiempo para clasificarlo todo…
- Como único logro recordar lo que tengo pendiente es si lo veo…
Cuando examinamos con detenimiento estas respuestas es
obvio que el problema radica en uno
mismo. Nada tienen que ver con la falta de anaqueles, envases, gavetas, archivos o armarios para colocar toda
esa cantidad de documentos que usted pueda tener sobre su escritorio así que,
me queda muy claro que no siempre el problema es la falta de espacio adicional.
Le puedo asegurar que manteniéndolos sobre el escritorio
no va a lograr agilizar todo lo pendiente por el contrario, se atrasa más. Sin embargo, si dedica un tiempo, de su valioso tiempo, a clasificarlo y a organizar su escritorio es casi seguro que podrá:
- Conocer qué es lo que tiene pendiente.
- Asignar prioridades reales a las tareas pendientes.
- Delegar en sus ayudantes aquellas tareas que estos puedan realizar tan bien como lo haría usted.
- Descartar o destruir documentos que ya no necesita.
- Archivar los documentos relacionados con aquel trabajo que ya completó
Analícelo bien y pregúntese a sí mismo ¿cuánto tiempo me
puede tomar hacer esto versus todo el
tiempo que me tomaría localizar un documento importante de entre todas esas
montañas de papel? Lo más probable es
que tratando de localizar ese o esos documentos, su nivel de estrés aumente al descubrir
que, entre todo ese montón de papeles, hay muchas otras tareas pendientes e
igualmente importantes que ni siquiera usted conocía.
Es mucho lo que puede ganar porque estará contribuyendo a
que su ambiente de trabajo sea uno agradable; se sentirá más cómodo y podrá concentrarse
mejor en su trabajo. Si se ve en la
necesidad de interrumpir su trabajo porque surge alguna reunión importante, le
resultará mucho más fácil retomar el trabajo una vez regrese a su escritorio. Estará
más consciente de los trabajos que logró completar que de los que tiene
pendiente y se sentirá mucho más productivo y satisfecho con su labor.
Así es que, comience por sacar un tiempo (una hora) para despejar
su escritorio una vez a la semana. Si tiene
un ayudante de confianza, pídale a esa persona que examine los documentos, los
clasifique por temas y luego reúnanse por media hora para que lo ponga al tanto. Esa
seria una magnifica oportunidad para asignar o re-asignar prioridades, delegar tareas, descartar aquello que ya no necesita o archivar
aquello que ya completó.
Hasta la próxima…
