Dónde y cómo archivar esos papeles...

Muchas personas piensan en organizar sus papeles y la mayoría de ellas reconoce lo beneficioso que puede ser.  Sin embargo,  encontrar el momento perfecto para comenzar no es una decisión fácil, especialmente cuando las montañas de papeles  y las cajas de documentos  que hemos venido guardando por años son de tal magnitud que pueden rozar el techo de nuestro hogar.  Casi todas las personas que enfrentan esta situación están muy claras de cuál es su responsabilidad y la gran mayoría argumenta que la única persona que puede decidir qué se va a botar y qué se va a guardar  es él o ella misma, nadie lo puede hacer por él o ella así que, la montaña de papel sigue creciendo y las cajas de documentos se siguen acumulando para cuando “se tenga el tiempo”.  Aceptémoslo, no existe un  momento perfecto para empezar a organizar esos papeles  simple y sencillamente porque ese momento,  ¡no es perfecto!  No lo siga posponiendo,  el momento es… ¡ahora!

Archivar,  es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, organización  o asunto. Podemos clasificar los documentos por categorías.  La primera categoría se compone de documentos  vitales o esenciales,   tales como  las  actas de nacimiento,  matrimonio, divorcio, defunción, el pasaporte, documentos de ciudadanía, registros militares, escrituras y títulos de propiedad, planos, títulos de acciones o bonos, cuentas de retiro, historial médico, fotocopia de todas las tarjetas de identificación que posee y de las tarjetas de crédito, contratos y testamentos.  Estos documentos  se consideran vitales porque puede resultar muy caro y difícil de reponer en caso de que pierdan, se los roben o se destruyan.   La segunda categoría se compone de  documentos importantes, tales como   transcripciones de crédito,  diplomas,  historial de empleo y recomendaciones, pólizas de seguros,  contratos de mantenimiento, garantías y manuales de maquinas, equipos y  automóviles, recibos del pago  de contribuciones y multas, cheques cancelados pertenecientes a transacciones importantes tales como  el pago de pensión alimentaria, pronto para la compra de  una residencia o automóvil y títulos de cancelación de prestamos. La próxima categoría la constituyen los documentos cuya utilidad es temporera,  entre los cuales  podemos  mencionar,   la correspondencia general, estados de cuentas de los bancos y las tarjetas de crédito, facturas y recibos de pago de servicios básicos como agua, luz, teléfono, servicio de cable e internet, pagos de matrícula y servicios médicos.  Por ultimo, tenemos los documentos que no se consideran esenciales,  tales como  recibos de compras (rutinarias) de artículos para consumo, postales, invitaciones, folletos de promoción o material publicitario, hojas sueltas, notas  o recordatorios de eventos, catálogos y,  hasta cupones de descuentos expirados.   

Los documentos esenciales deben guardarse  dentro de una caja fuerte o archivo a prueba de fuego.  No necesita guardar aquí pólizas de seguro o cheques cancelados ya que su asegurador o banco guardan copias de seguridad. No necesita ocupar este espacio con otros documentos financieros, educativos o de empleo.   Pagar sus cuentas electrónicamente puede ayudarle a organizar sus archivos  y  reducirá el volumen de su correo. Además de su lugar "seguro", debe asignar  un archivo  o caja  y  un lugar para colocar los documentos importantes y permanentes y  una caja o archivo activo para colocar los documentos  cuya utilidad es temporera.   Para mantener la organización  de estos últimos, se recomienda  eliminar los documentos no necesarios al menos una vez al año.

En el archivo activo guarde las cuentas por pagar y los recibos de las cuentas que ya pagó, estados de cuenta bancarios actuales, cheques cancelados y documentación para completar su planilla de contribución sobre ingresos. En el archivo permanente, puede crear expedientes individuales. Mucha gente utiliza un código de colores para sus “folders”, utilizando, por ejemplo, el color verde para las finanzas, el azul para los seguros y el rojo para los documentos de importancia vital.  Además,  archivar los documentos por tema y por orden cronológico le permitirá encontrar lo que necesita con mayor rapidez.

Hasta la próxima...

Comienza a Organizarte ...

Saludos mi Gente y Feliz Día de Reyes...

Estoy estrenando juguete nuevo con mi TABLET y esto es una especie de ensayo porque este artículo lo redacte desde la misma; a ver como me queda...

 

Aquí estamos para sugerirte por dónde comenzar a organizarte. Las navidades ya están a punto de concluir y necesitas volver a la realidad, a tu rutina y al día a día.

Primero, lo primero, toma lápiz y papel y comienza a preparar una lista con todo lo que necesites poner en orden, pero eso sí, no la guardes, colócala en un lugar visible para que puedas continuar anotando todo lo que te venga a la mente. Transcurridos 7 días, toma la lista en tus manos y haz una marca de cotejo al lado del asunto más fácil, sencillo o rápido de resolver. Posiblemente tenga que ver con quitar los adornos de navidad perfecto, ¡comienza por ese! Es el primer paso para crear conciencia de la realidad...sí señor, ¡se acabaron las fiestas! Pero no estés triste, porque por ahí se acerca; está a la vuelta de la esquina; el Día del Amor y la Amistad...

Recuerda, si necesitas  organizarte y deseas alguna sugerencia,   sólo tienes que dejarme saber cómo puedo ayudarte escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: hvorganizer@yahoo.com

Hasta la próxima...

PD. ¿Cómo me quedó mi primer artículo desde mi Tablet?

Origen del "Clutter"... Otra vez... :-)

Saludos y felicidades en este nuevo año.

Estamos en enero, el primer mes de un nuevo año, mes que los Organizadores Profesionales denominan como el "GO Month" es decir, "Get Organized Month".  Todo buen inicio requiere que  nos organicemos así que, necesitamos iniciar el  nuevo año poniendo en orden  nuestros asuntos no sólo desde el plano mental sino también en el plano físico. Por esa razón, decidí volver a publicar uno de mis primeros artículos relacionados con el tema del "Clutter", titulado: "Origen del Clutter"...

Si deseas ganarle la batalla al Clutter, YO te puedo ayudar,  sólo envía tus preguntas a la siguiente dirección de correo electrónico: hvorganizer@yahoo.com y con mucho gusto te ofreceremos algunas sugerencias...

En artículos anteriores ofrecimos una definición del llamado “clutter”,  no sólo del que se manifiesta desde lo material o físico sino también,  de aquel que suele manifestarse en nuestra mente, el llamado “clutter” mental. Además, hablamos acerca de sus consecuencias y de cómo nos afecta, impactando nuestro  entorno, nuestras relaciones y sobretodo, nuestra vida y el modo en que nos sentimos.

Esta vez, estudiamos las raíces del “clutter”; qué lo causa, qué lo provoca; cómo surge; cómo se crea.  Definitivamente, no se trata de un acto de magia y mucho menos de algo que surge de la nada. A continuación algunas prácticas que pueden estar enriqueciéndolo o alimentándolo…

Una de las que más se menciona en la literatura y quizás, la más común,  es el consumo excesivo. Con frecuencia,  adquirimos cosas sin pensar de antemano qué vamos a hacer con ellas, cómo  utilizarlas o dónde se van a colocar. Entonces, y sólo con algo de suerte, si todavía nos queda algún  espacio disponible en nuestros closets, las guardamos hasta que le 'encontremos' algún uso. Algo similar suele ocurrir con la cantidad de  ropa y  zapatos que compramos para usarlos cuando 'llegue la ocasión'.  Puede sonar exagerado y hasta un poco gracioso, pero hay personas que acumulan en sus closets ropa y zapatos nuevos, sin estrenar,  que aun conservan las etiquetas del precio, como para montar su propia tienda por departamentos.

Una de las excusas más utilizada es la falta de tiempo. La mayoría de las personas se encuentra demasiado ocupada en el trabajo, la escuela, con la familia, sus pasatiempos, socializando, etc., y no encuentran un espacio en su apretada agenda para sentarse a pensar y decidir qué hacer con ese “clutter” que está amenazando, precisamente, con robarle el tiempo y el espacio que tanto necesita para disfrutar de las cosas más preciadas de la vida.

Algunos expertos en la conducta humana adjudican el “clutter” a razones emocionales y entre estas mencionan el apego, el valor sentimental, la necesidad de abundancia cuando se ha vivido limitado en la niñez y,  la pérdida de personas significativas. Las personas suelen conservar fotografías, cartas, documentos y cosas  que  les recuerdan momentos agradables y significativos  de su vida pasada y a sus seres queridos y mientras tanto, todo ese material se sigue acumulando...   

Pero eso no es todo, ¿sabía usted que el “clutter” puede ser un asunto hereditario? No nos referimos a la acción de heredar que usamos más comúnmente (suceder por disposición testamentaria o legal los bienes o acciones que se poseen al momento de la muerte), aunque claro está, esto también puede contribuir al "clutter",  sino más bien, a la definición biológica es decir, recibir los caracteres físicos y morales de nuestros padres. Es algo así como si se llevara en la sangre… O sea, que los padres pasan la práctica de acumular cosas de una generación a otra.   Los hijos lo aprenden, a su vez se lo enseñan a sus hijos y a la larga,  se convierte en una costumbre familiar que va  pasando de una generación a la otra.

Y por último, pero no por eso menos interesante,  para algunas personas, resulta más fácil adquirir cosas que deshacerse de ellas y pueden estar sufriendo  de la condición de  “disposophobia”. Este es un término usado en el idioma inglés que significa  “fear of disposing”.  Nosotros diríamos, que es el miedo o temor a disponer o a deshacernos de las cosas y mientras tanto, estas siguen ‘enriqueciendo’ nuestro “clutter”.

Estas son sólo algunas explicaciones para el origen del “clutter”.  Aquí lo importante no es encontrar una justificación para el mismo sino más bien, conocer lo que lo puede estar  provocando en tu vida y en tu entorno y  que tomes la decisión de comenzar a hacer algo ¡ahora! Recuerda, no es necesario que lo logres todo en un solo día. Entiende que cualquier paso que des, por pequeño que este parezca,  es un gran paso de avance.

Para ayudarte a dar los primeros pasos, en mi  próximo artículo voy a compartir contigo ideas acerca de algunas cosas que puedes comenzar a hacer.

Hasta la próxima…