Dónde y cómo archivar esos papeles...

Muchas personas piensan en organizar sus papeles y la mayoría de ellas reconoce lo beneficioso que puede ser.  Sin embargo,  encontrar el momento perfecto para comenzar no es una decisión fácil, especialmente cuando las montañas de papeles  y las cajas de documentos  que hemos venido guardando por años son de tal magnitud que pueden rozar el techo de nuestro hogar.  Casi todas las personas que enfrentan esta situación están muy claras de cuál es su responsabilidad y la gran mayoría argumenta que la única persona que puede decidir qué se va a botar y qué se va a guardar  es él o ella misma, nadie lo puede hacer por él o ella así que, la montaña de papel sigue creciendo y las cajas de documentos se siguen acumulando para cuando “se tenga el tiempo”.  Aceptémoslo, no existe un  momento perfecto para empezar a organizar esos papeles  simple y sencillamente porque ese momento,  ¡no es perfecto!  No lo siga posponiendo,  el momento es… ¡ahora!

Archivar,  es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, organización  o asunto. Podemos clasificar los documentos por categorías.  La primera categoría se compone de documentos  vitales o esenciales,   tales como  las  actas de nacimiento,  matrimonio, divorcio, defunción, el pasaporte, documentos de ciudadanía, registros militares, escrituras y títulos de propiedad, planos, títulos de acciones o bonos, cuentas de retiro, historial médico, fotocopia de todas las tarjetas de identificación que posee y de las tarjetas de crédito, contratos y testamentos.  Estos documentos  se consideran vitales porque puede resultar muy caro y difícil de reponer en caso de que pierdan, se los roben o se destruyan.   La segunda categoría se compone de  documentos importantes, tales como   transcripciones de crédito,  diplomas,  historial de empleo y recomendaciones, pólizas de seguros,  contratos de mantenimiento, garantías y manuales de maquinas, equipos y  automóviles, recibos del pago  de contribuciones y multas, cheques cancelados pertenecientes a transacciones importantes tales como  el pago de pensión alimentaria, pronto para la compra de  una residencia o automóvil y títulos de cancelación de prestamos. La próxima categoría la constituyen los documentos cuya utilidad es temporera,  entre los cuales  podemos  mencionar,   la correspondencia general, estados de cuentas de los bancos y las tarjetas de crédito, facturas y recibos de pago de servicios básicos como agua, luz, teléfono, servicio de cable e internet, pagos de matrícula y servicios médicos.  Por ultimo, tenemos los documentos que no se consideran esenciales,  tales como  recibos de compras (rutinarias) de artículos para consumo, postales, invitaciones, folletos de promoción o material publicitario, hojas sueltas, notas  o recordatorios de eventos, catálogos y,  hasta cupones de descuentos expirados.   

Los documentos esenciales deben guardarse  dentro de una caja fuerte o archivo a prueba de fuego.  No necesita guardar aquí pólizas de seguro o cheques cancelados ya que su asegurador o banco guardan copias de seguridad. No necesita ocupar este espacio con otros documentos financieros, educativos o de empleo.   Pagar sus cuentas electrónicamente puede ayudarle a organizar sus archivos  y  reducirá el volumen de su correo. Además de su lugar "seguro", debe asignar  un archivo  o caja  y  un lugar para colocar los documentos importantes y permanentes y  una caja o archivo activo para colocar los documentos  cuya utilidad es temporera.   Para mantener la organización  de estos últimos, se recomienda  eliminar los documentos no necesarios al menos una vez al año.

En el archivo activo guarde las cuentas por pagar y los recibos de las cuentas que ya pagó, estados de cuenta bancarios actuales, cheques cancelados y documentación para completar su planilla de contribución sobre ingresos. En el archivo permanente, puede crear expedientes individuales. Mucha gente utiliza un código de colores para sus “folders”, utilizando, por ejemplo, el color verde para las finanzas, el azul para los seguros y el rojo para los documentos de importancia vital.  Además,  archivar los documentos por tema y por orden cronológico le permitirá encontrar lo que necesita con mayor rapidez.

Hasta la próxima...