El principio
de Pareto también es conocido como la
regla del 80-20 y recibe este nombre en honor a Vilfredo
Pareto, sociólogo, economista y filosofo italiano. Pareto observó
que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los “pocos de mucho”
y los “muchos de poco”. Es así como se establecen dos grupos de proporciones
80-20, un grupo minoritario, formado por
un 20% de población quienes poseían el 80% de algo y otro grupo mayoritario, formado por un 80% de
población quienes poseían el restante 20% de ese mismo algo. El principio de
Pareto se ha aplicado con éxito a diferentes ámbitos y entre estos, al manejo del tiempo.
Aplicado al área del manejo del tiempo, lo que este principio argumenta
es que el 20 % del tiempo invertido en actividades o cosas importantes nos puede
producir o generar el 80% de los beneficios o los resultados deseados y
obviamente, el otro 80% sólo produce el
20% restante. Es decir, del 100% de nuestro tiempo, el 20% lo dedicamos a cosas
importantes y el 80% a cosas triviales (sin importancia, sin urgencia,
delegables, etc.). Esas actividades o cosas importantes son las que nos
conducen a lograr el 80% de nuestra meta.
Ahora bien, cómo puedo diferenciar entre lo que es importante y lo que no lo
es. Para ayudarnos en este proceso, Stephen R. Covey, autor del libro “Los 7 hábitos
de la gente altamente efectiva”, nos presenta la siguiente Matriz de la Administración del Tiempo:
Como pueden ver, los dos factores que definen una actividad son Urgente e Importante.
· Urgente significa
que se necesita una atención inmediata, “¡Ahora!”. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros, por
ejemplo, el timbre del teléfono. ¿Quién de nosotros, alguna vez, no ha dejado de hacer lo que sea que esté haciendo para contestar el
teléfono? Por lo general, los asuntos urgentes nos presionan; reclaman nuestra acción. A menudo complacen a otros. Suelen ser
agradables, fáciles, divertidos, pero también pueden carecer de importancia.
· Lo importante tiene
que ver con los resultados. Según Covey, si algo es importante, realiza una
aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta
prioridad.
“Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente.”
Repasemos
brevemente los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo.
·
El cuadrante I es
urgente e importante. Tiene que ver con los resultados significativos que
reclaman atención inmediata. A estas actividades
las asociamos con crisis o problemas.
Son actividades estresantes, que nos
agotan y nos consumen. Por ejemplo, los trabajadores que completan su tarea,
pero que están todo el tiempo contra reloj o, los que están siempre “apagando incendios”.
· El cuadrante II no
es urgente pero es importante. Covey lo
llama el corazón de la administración personal efectiva. En este podemos
encontrar actividades dirigidas a construir relaciones, la planificación de
largo plazo, el mantenimiento preventivo, la preparación y todas esas cosas que
sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.
· El cuadrante III es
urgente pero no es importante. Algunas personas pueden dedicar mucho de su
tiempo a actividades dentro de este cuadrante pensando que están en el
cuadrante I. Continuamente reaccionan
ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la
realidad es que la urgencia de esas cuestiones a menudo se basa en las
prioridades y expectativas de los otros.
·
El cuadrante IV no
es ni urgente ni importante. Eso no significa que no se trate de actividades
que puedan resultar agradables. Sin embargo, puede tratarse de actividades que
no contribuyen a lograr el resultado deseado o a retrasarlo. Incluye pérdida de tiempo, trivialidades o ajetreo inútil.
Haz la prueba, al final
del día de un día típico toma tu lista de actividades y asígnalas a estos
cuatro cuadrantes. Luego, determina qué proporción de esas actividades cayeron
dentro del cuadrante II y compárala con el resto de los cuadrantes. Entonces pregúntate,
¿Me
siento realmente satisfecho con todo lo que logré el día de hoy? Si tu
respuesta a esta pregunta es “Sí”, examina todas las actividades que cayeron
dentro del cuadrante II porque esa puede ser la fórmula ganadora. Si tu
respuesta es “No” entonces, te invito a revisar tus cuadrantes I, III, y IV porque esas
actividades pueden representar el 80% de tu esfuerzo y al fin y al cabo, sólo te permitieron lograr el 20% de lo que deseabas.
Aplicando algunas técnicas puedes optimizar los esfuerzos para concentrar
tu tiempo, esfuerzo y energía tanto como sea posible en las tareas de mayor
retribución. Nos guste o no, el tiempo es limitado y esto nos permitirá alcanzar
los mayores beneficios posibles con la limitada cantidad de tiempo que tenemos.
Hasta la próxima…
