EL Principio de Pareto y su aplicación en el Manejo del Tiempo…

El principio de Pareto  también es conocido como la regla del 80-20 y recibe este nombre en honor a Vilfredo Pareto, sociólogo, economista y filosofo italiano. Pareto observó que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los “pocos de mucho” y los “muchos de poco”. Es así como se establecen dos grupos de proporciones 80-20, un  grupo minoritario, formado por un 20% de población quienes poseían el 80% de algo y otro  grupo mayoritario, formado por un 80% de población quienes poseían el restante 20% de ese mismo algo. El principio de Pareto se ha aplicado con éxito a diferentes  ámbitos y entre estos, al manejo del tiempo.

Aplicado al área del manejo del tiempo, lo que este principio argumenta es que el 20 % del tiempo invertido en actividades o cosas importantes nos puede producir o generar el 80% de los beneficios o los resultados deseados y obviamente,  el otro 80% sólo produce el 20% restante. Es decir, del 100% de nuestro tiempo, el 20% lo dedicamos a cosas importantes y el 80% a cosas triviales (sin importancia, sin urgencia, delegables, etc.). Esas actividades o cosas importantes son las que nos conducen a  lograr el 80% de nuestra meta. Ahora bien, cómo puedo diferenciar entre lo que es importante y lo que no lo es. Para ayudarnos en este proceso, Stephen R. Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, nos presenta la siguiente Matriz de la Administración del Tiempo:

Como pueden ver, los dos factores que definen una actividad son Urgente e Importante.

·    Urgente significa que se necesita una atención inmediata, “¡Ahora!”.  Las cosas urgentes actúan sobre nosotros, por ejemplo, el timbre del teléfono. ¿Quién de nosotros, alguna vez,  no ha dejado de hacer  lo que sea que esté haciendo para contestar el teléfono? Por lo general, los asuntos urgentes nos presionan; reclaman nuestra acción.  A menudo complacen a otros. Suelen ser agradables, fáciles, divertidos, pero también pueden carecer de importancia.

·     Lo importante tiene que ver con los resultados. Según Covey, si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.

“Ante las materias urgentes, reaccionamos.  Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad.   Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente.”

Repasemos brevemente los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo.

·     El cuadrante I es urgente e importante. Tiene que ver con los resultados significativos que reclaman atención inmediata.  A estas actividades las asociamos con crisis o problemas.  Son actividades estresantes,  que nos agotan y nos consumen. Por ejemplo, los trabajadores que completan su tarea, pero que están todo el tiempo contra reloj o,  los que están siempre “apagando incendios”.

·     El cuadrante II no es urgente pero es importante.  Covey lo llama el corazón de la administración personal efectiva. En este podemos encontrar actividades dirigidas a construir relaciones, la planificación de largo plazo, el mantenimiento preventivo, la preparación y todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.

·     El cuadrante III es urgente pero no es importante. Algunas personas pueden dedicar mucho de su tiempo a actividades dentro de este cuadrante pensando que están en el cuadrante I.  Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones a menudo se basa en las prioridades y expectativas de los otros.

·      El cuadrante IV no es ni urgente ni importante. Eso no significa que no se trate de actividades que puedan resultar agradables. Sin embargo, puede tratarse de actividades que no contribuyen a lograr el resultado deseado o a retrasarlo. Incluye  pérdida de tiempo, trivialidades o ajetreo inútil.

Haz la prueba,  al final del día de un día típico toma tu lista de actividades y asígnalas a estos cuatro cuadrantes. Luego, determina qué proporción de esas actividades cayeron dentro del cuadrante II y compárala con el resto de los cuadrantes. Entonces pregúntate, ¿Me siento realmente satisfecho con todo lo que logré el día de hoy? Si tu respuesta a esta pregunta es “Sí”, examina todas las actividades que cayeron dentro del cuadrante II porque esa puede ser la fórmula ganadora. Si tu respuesta es “No”  entonces, te invito a  revisar tus cuadrantes I, III, y IV porque esas actividades pueden representar el 80% de tu esfuerzo y al fin y al cabo,  sólo te permitieron lograr el 20% de lo que deseabas.  

Aplicando algunas técnicas puedes optimizar los esfuerzos para concentrar tu tiempo, esfuerzo y energía tanto como sea posible en las tareas de mayor retribución. Nos guste o no, el tiempo es limitado y esto nos permitirá alcanzar los mayores beneficios posibles con la limitada cantidad de tiempo que tenemos.

Hasta la próxima…