Para aquellos, como yo, que poseemos una gran cantidad de documentos archivados en la computadora es importante conocer dónde están localizados de manera que se nos haga fácil encontrarlos al momento en que los necesitamos. Para algunos puede ser un gran reto establecer un sistema que le permita lograr este objetivo sin embargo, la buena noticia es que no existe una forma única pues, usted es libre de crear el sistema que se ajuste mejor a sus necesidades o a su forma de trabajar. Recuerde que lo importante es establecer un sistema que trabaje para usted. A continuación, algunas ideas para ayudarle a organizar los archivos de su computadora:
1. En el sistema operativo Windows existe un folder conocido como My Documents. Abra dicho folder y creé nuevos folders o categorías asignándole el nombre que le resulte más obvio al momento de buscar el documento que necesite. Por ejemplo, en el caso de un estudiante, puede crear un folder llamado Cursos y dentro de éste, crear subfolders, uno por cada curso que toma. Si estamos hablando de sus finanzas, algo que le puede ayudar a organizarse es crear un folder con el nombre Finanzas Personales. Luego, dentro de éste, crear subfolders por Año y finalmente, dentro de cada Año, crear subfolders para cada mes del año. La idea es que cuando piense en el documento, inmediatamente lo asocie con el nombre de uno de sus folders y vaya a buscar directamente a éste.
2. Dentro de cada uno de estos subfolders usted puede crear otros subfolders por tipo de documento por ejemplo: Excel, Word, PDF, Power Point, etc.
3. Evite duplicar folders o asignarle nombres que le puedan crear duda o confusión al momento de guardar un documento o al momento de buscarlo.
4. Tan pronto creé un documento, guárdelo en el folder correspondiente.
5. Cada cierto tiempo, haga un Back up de sus folders. Para esto, recomendamos que compre un pen drive con capacidad suficiente (8 GB) para guardar una copia de sus folders y evitar perder sus documentos en caso de que su computadora falle. El conservar copia de sus folders en un pen drive es una ventaja que le permitirá llevar sus documentos con usted en todo momento y abrirlos o accesarlos desde cualquier computadora.
6. Si usted posee muchos documentos en papel, guardados en cajas o apilados en alguna esquina de su casa o closet, sepa que una buena alternativa es escanear dichos documentos y asignarles un folder en su computadora. No le estamos recomendando que se deshaga de todos sus documentos, una vez los haya escaneado. Todos sabemos que existen documentos que debemos conservar en su estado original debido a la importancia de los mismos. Guarde en papel sólo aquellos que debe conservar tales como escrituras de propiedad, permisos de uso, certificados de nacimiento, pasaporte, diplomas, planillas de contribución sobre ingreso, recibos del pago de contribuciones, recibos del pago de multas por infracciones de tránsito, recibos del pago de servicios de agua, electricidad, teléfono (últimos 2 años), etc. y el resto, deshágase de ellos o al menos, establezca un periodo límite para conservarlos y luego, deshacerse de ellos.
Confío en que estas ideas le ayudarán a organizar mejor los documentos en su computadora, permitiéndole economizar tiempo al accesarlos cuando los necesite y, a deshacerse un poco del “clutter” que ocupa los espacios en su hogar u oficina.
Hasta la próxima…
